Functie

Ga je graag klantgericht aan de slag? Ben jij een enthousiaste administratieve duizendpoot met flink wat organisatietalent? Lees dan snel verder!

Profiel

Beknopte jobinhoud

Je maakt als onthaalmedewerker deel uit van het thema Dienstverlening, dienst Klantencontacten (45 VTE). De dienst Klantencontacten bestaat uit 3 teams: team Burgerzaken, team Onthaal en team Coördinatie Klantencontacten.

Als Onthaalmedewerker maak je deel uit van het team Onthaal en rapporteer je aan de teamverantwoordelijke. Het team onthaal staat in voor:

• Het fysiek onthaal van burgers aan de onthaalbalie: dit is het eerste contact tussen de bezoeker/burger en de stadsadministratie. Hier wordt de burger op een snelle manier geïnformeerd over waar hij de gevraagde informatie of documenten kan bekomen. Indien mogelijk wordt de burger hier al geholpen.
• Het afleveren van producten aan burgers aan de snelbalie. Hier worden burgers in het bezit gesteld van onder meer een afvalkalender, een lerarenkaart, een reistoelating voor minderjarigen, een attest van gezinssamenstelling enz.

• Het opvolgen van alle telefonische oproepen in het callcenter: alle telefoongesprekken van de burgers komen hier terecht. Medewerkers staan de burger, indien mogelijk, zelf te woord of schakelen het gesprek door naar de juiste dienst/persoon.

Jouw belangrijkste uitdagingen:

Je bent verantwoordelijk voor het fysiek onthaal van burgers. Dit is het eerste contact tussen de bezoeker/ burger en de stadsadministratie.
Je beantwoordt inkomende telefonische oproepen in het contact center en levert producten af aan burgers aan de snelbalie. Op basis van een beurtrolsysteem word je voor bovenstaande taken ingeschakeld.

• Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal van burgers/ bezoekers, geeft correcte informatie en verwijst burgers/ bezoekers gericht door.
• Je ontvangt burgers aan het onthaal en doet de registratie in het digitaal klantgeleidingssysteem.
• Je bemant de snelbalie, biedt burgers een correcte dienstverlening en stelt het gevraagde product ter beschikking.
• Je boekt afspraken in het digitale afsprakenportaal in.
• Je behandelt inkomende telefonische oproepen in het callcenter correct en efficiënt.

Jij...

• hebt een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
• bent bereid om je op korte termijn in te werken in specifieke softwaresystemen van de dienst Klantencontacten.
• komt al eens in een stressvolle situatie terecht. Je blijft kalm bij piekmomenten, onverwachte wendingen of moeilijke situaties en behoudt het overzicht.
• werkt zelfstandig en zoekt oplossingen voor mogelijke problemen of klachten.
• communiceert op een duidelijke, klantgerichte en constructieve manier met burgers, bezoekers collega’s, … Je luistert aandachtig, toont begrip en helpt de burger/ bezoeker of wijst gericht door.
• bent flexibel in werktijden en in de jobinvulling. De openingsuren van het onthaal zijn: op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag: 8u-17u en op woensdag: 8u-20u30. De openingsuren van het callcenter zijn van 8u-16u.

Aanbod

Stad Aalst...

• biedt je een gevarieerde job in een organisatie waar samenwerken, betrokkenheid, vertrouwen en klantgerichtheid centraal staan, want “Samen bergen verzetten, da’s klasse!”.
• heeft een voltijds contract van onbepaalde duur als onthaalmedewerker in de aanbieding waarbij je werkt in een flexibel uurrooster. De openingsuren van het onthaal zijn: op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag: 8u-17u en op woensdag: 8u-20u30. De openingsuren van het callcenter zijn van 8u-16u.
• biedt je een loon binnen weddeschaal C1-C3 (met een basisbrutowedde tussen 2.411,87 EUR per maand en 2.819,34 EUR per maand). Relevante anciënniteit komt in aanmerking, zowel uit de openbare sector, privésector of als zelfstandige. De door jou ingediende tewerkstellingsattesten worden onderzocht en vervolgens wordt de relevante anciënniteit bepaald.
• geeft je de kans om aan de slag te gaan in het centrum Aalst, nl. in het administratief centrum (adres: Werf 9). Er is geen telewerk mogelijk.
• vult jouw loon verder aan met een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques en een fietspremie.
• biedt je een hospitalisatieverzekering aan vanaf de indiensttreding indien je als contractuele medewerker een contract van onbepaalde duur krijgt. Bij een contract van bepaalde duur, krijg je een hospitalisatieverzekering na 1 jaar.
• voorziet een aantrekkelijke verlofregeling, waarbij je onmiddellijk recht hebt op verlof.
• biedt een divers pakket aan voordelen, daar lees je hier alles over.

Maar hoe solliciteer je nu?

• Solliciteren doe je via de knop 'Solliciteer nu' waar je tot en met 10 september 2024 een recent cv en jouw diploma kan opladen.
• Een sollicitatie bestaat uit
  • Pc-testen, die je thuis aflegt tussen 17 en 20 september 2024
  • Een thuisopdracht, die op 24 september 2024 ontvangt en dezelfde avond dient in te dienen.
  • Een mondeling gedeelte dat plaatsvindt op 15 oktober 2024 (indien veel kandidaten ook op 16 of 14 oktober 2024)
• Om je goed voor te bereiden op een sollicitatie bij stad Aalst, vind je hier de beste sollicitatietips.

Blijf je toch achter met vragen?

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Jente Moock, recruiter via 0478 15 56 19 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over jouw kandidatuur kan je tussen 9u en 17u terecht bij Joke Steenhaut, dossierbeheerder via 053 72 32 50 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Sofie Dauw, diensthoofd klantencontacten via 053 72 30 91 of via sofie.dauw@aalst.be.

Bijlagen