Functie

Ben jij een enthousiaste administratieve duizendpoot met flink wat organisatietalent? Een stedelijke school ondersteunen betekent een uitdaging voor jou? Lees dan snel verder!

Profiel

Hieronder vind je een beknopte beschrijving van deze vacature.

Beknopte jobinhoud

Je maakt als administratief medewerker deel uit van het thema Mens, dienst Onderwijs. Het stedelijk onderwijs bestaat uit:

• 7 stedelijke basisscholen (op 13 locaties)
• 1 Stedelijke Academie voor Beeldende Kunsten, kunst secundair onderwijs
• 1 Stedelijke Academie voor Beeldende Kunsten, deeltijds kunstonderwijs
• 1 Stedelijke Academie voor Podiumkunsten, deeltijds kunstonderwijs
• 1 Stedelijk leersteuncentrum
  
  

Als administratief medewerker kom je terecht op het schoolsecretariaat van een of meerdere van deze scholen en sta je mee in voor de dagelijkse werking van deze school/scholen.

Jouw belangrijkste uitdagingen:

Je wordt tewerkgesteld op één of meerdere schoollocaties van het stedelijk onderwijs en bent bereid om je flexibel op te stellen naar jobinhoud, werklocatie en werkuren toe. Afhankelijk van de noden in de verschillende scholen word je ingeschakeld in een van de basisscholen en/of in een Academie, ter vervanging van afwezige collega’s. Je uurrooster (van maandag t.e.m. vrijdag) kan variëren afhankelijk van de schoollocatie(s) waar je werkt.

In nauwe samenwerking met de dienst Onderwijs, de administratief medewerkers van het stedelijk onderwijs en de directeurs en andere personeelsleden van de verschillende schoollocaties sta je onder meer in voor volgende taken:

• je bent de rechterhand van de directeur en zorgt als eerste aanspreekpunt van de school voor het onthaal van bezoekers, de permanentie op het schoolsecretariaat en voor de contacten met leerlingen, ouders en personeelsleden
• je verzorgt communicatie via telefoon, e-mail, Teams …
• je staat in voor de leerlingenadministratie
• je houdt gegevens van de personeelsleden bij en zorgt voor de elektronische zendingen naar AGODI
• je volgt budgettaire administratie op
• je springt in voor toezicht op de leerlingen op de speelplaats en/of tijdens de middagpauze
• je volgt de onderwijsregelgeving en richtlijnen van de dienst Onderwijs op en zorgt voor informatiedoorstroming binnen de school
• Je takenpakket wordt verder gespecifieerd en aangevuld afhankelijk van de schoollocatie(s) waar je werkt.

Jij...

• beschikt over een diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld onderwijs.
• bent onmiddellijk beschikbaar (met ingang van 9 december 2024) en bent geïnteresseerd in tijdelijke vervangingsopdrachten.
• hebt een goede kennis van MS Office en bent bereid om je verder bij te scholen in andere specifieke computertoepassingen.
• hebt affiniteit met onderwijs en bent bereid om je te verdiepen in de onderwijsregelgeving.
• neemt een enthousiaste en dynamische houding aan en stelt je flexibel op naar jobinhoud, werklocatie en werkuren toe.
• structureert je eigen werk door prioriteiten te stellen en voert het diverse takenpakket op een systematische manier uit. Je beschikt over de inzet, wil en ambitie om zelfstandig resultaten te boeken.
• zoekt continu naar verbeteringen en neemt initiatief op bestaande werkwijzen onder de loep te nemen, te documenteren en te optimaliseren.
• luistert aandachtig en toont begrip voor de situatie van collega’s, leerlingen, ouders of externen die klachten of vragen hebben. Je ben communicatief sterk en communiceert klantvriendelijk doch kordaat op een duidelijke manier, zowel schriftelijk als mondeling.

Aanbod

Stad Aalst...

• biedt je een gevarieerde job in een organisatie waar samenwerken, betrokkenheid, vertrouwen en klantgerichtheid centraal staan, want “Samen bergen verzetten, da’s klasse!”.
• heeft een tijdelijk vervangingscontract in de aanbieding waarbij je volgens een variabel uurrooster werkt tijdens de openingsuren van de school/scholen.
• legt een pool van geslaagde kandidaten aan voor toekomstige tijdelijke contracten.
• biedt je een loon binnen weddeschaal C1-C3 (met een basisbrutowedde tussen 2 411,87 EUR per maand en 4 300,11 EUR per maand). Relevante anciënniteit komt in aanmerking, zowel uit de openbare sector, privésector of als zelfstandige. De door jou ingediende tewerkstellingsattesten worden onderzocht en vervolgens wordt de relevante anciënniteit bepaald.
• vult jouw loon verder aan met een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques en een fietspremie. Daarnaast voorzien we uiteraard alles wat je nodig hebt om jouw functie goed uit te oefenen (laptop, …)
• voorziet een aantrekkelijke verlofregeling, waarbij je onmiddellijk recht hebt op verlof.
• biedt een divers pakket aan voordelen, daar lees je hier alles over.

Maar hoe solliciteer je nu?

• Solliciteren doe je via de knop 'Solliciteer nu' waar je tot en met 24 november 2024 een recent cv en jouw diploma kan opladen.
• Een sollicitatie bestaat uit een mondeling gedeelte, dat plaatsvindt op 26 november 2024 (namiddag).
• Om je goed voor te bereiden op een sollicitatie bij stad Aalst, vind je hier de beste sollicitatietips.

Blijf je toch achter met vragen?

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je op woensdag en vrijdag tussen 9u en 17u contact opnemen met Ciska De Bock, recruiter via 0471 99 37 53 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over jouw kandidatuur kan je tussen 9u en 17u terecht bij Joke Steenhaut, dossierbeheerder via 053 72 32 50 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Tessa Ottoey, diensthoofd onderwijs via 053 72 36 30 of via Tessa.ottoey@aalst.be.

Bijlagen